Index seeks a Coordinator / Index leter efter en koordinator

Index – The Swedish Contemporary Art Foundation seeks a Coordinator to join the team

Index – The Swedish Contemporary Art Foundation is based in Stockholm and offers an ambitious program of exhibitions, events and learning activities for a wide range of audiences. Index has a history of experimental exhibition-making, producing a diverse program with a contemporary perspective and presents solo exhibitions, thematic projects with newly commissioned work by contemporary artists alongside retrospectives or archival material. Larger projects are often accompanied by a cross-disciplinary public program, produced in collaboration with other organizations in Stockholm and beyond. Index was registered as a foundation in 1998 and is one of the most important and longest-standing independent platforms for contemporary art practice in Scandinavia.

About the Position
As Coordinator at Index, you will play a key role in the daily activities. The position is a full-time employment with a start date of 1 December 2026. You will report to the Director and work closely with the rest of the team and external collaborators.

Responsibilities
In this role, you will be responsible for planning and carrying out Index’s exhibition productions and public programming. You will work in close collaboration with the Director. Your primary duties include:

- End-to-end project management of exhibitions, from concept to final production, including scheduling, budget management, and follow-up.
- Coordination of artists, curators, institutions, and other external collaborators.
- Overseeing practical production elements such as shipping, insurance, loan agreements, and catalogue production.
- Planning and overseeing exhibition openings, events, and public program.
- Managing the full cycle of grant applications and reporting.
- Collaborating on press and media relations.

Your Background and Competence
We are looking for someone with:
- An academic degree in Art History, Curating, Cultural Production, or another relevant field, or equivalent professional experience.
- Documented experience in producing exhibitions or artistic projects at an art institution or similar organization.
- Proven track record of grant management – from application to reporting – with public institutions such as the Swedish Arts Council and the City of Stockholm, as well as a proactive approach to diversifying funding possibilities.
- Proven experience in project management with budget responsibility.
- Strong knowledge of contemporary art and the art scene.
- Strong interpersonal communication skills and experience working in a team.
- Good IT skills and experience with digital work tools.
- Fluency in Swedish and English, both spoken and written.

It is considered meritorious if you also have:
- Experience in event production.
- An established network within Swedish and/or international art institutions.
- Experience in communications, press work, and social media.
- Additional language skills.

Your Personal Attributes:
You are self-motivated, structured, and thrive on driving projects with a high degree of autonomy. You have a strong ability to plan and coordinate, creating clear structures in your workflow. Since the role involves many touchpoints, you are relationship-oriented with excellent communication and collaborative skills. You are flexible, curious, and contribute to a positive work environment. Index is a dynamic and creative workplace, and we are looking for someone who wants to help shape our continued development.

We Offer:
Index offers a stimulating and varied work environment at one of Sweden’s most exciting art institutions. You will work closely with contemporary art and be part of a dedicated and skilled team. We apply collective union agreements.

Application:
The position is a full-time employment with a start date of 1 December 2026.
To apply, submit a CV and a cover letter to: application@indexfoundation.se
Applications are welcome in Swedish or English.
The final application date is 18 October 2026.

For questions regarding the position, please contact application@indexfoundation.se

Index Board: Malin Hüber (Chair), Johanna Billing, Olga Krzeszowiec Malmsten, Hanna Ljungh, Masha Taavoniku, Didem Yıldırım, Koshik Zaman

Index letar efter en koordinator (information på svenska)

Index – The Swedish Contemporary Art Foundation letar efter en koordinator som vill ingå i vårt team

Index – The Swedish Contemporary Art Foundation har sin bas i Stockholm och driver ett ambitiöst program med utställningar, evenemang och pedagogisk verksamhet för en bred konstintresserad publik. Programmet rymmer separatutställningar och tematiska projekt med nyproducerade verk av samtidskonstnärer, sida vid sida med retrospektiva eller arkivbaserade utställningar. Större projekt ackompanjeras av ett omfattande tvärdisciplinärt publikt program, ofta framtaget i samarbete med andra organisationer i Stockholm och internationellt. Sedan Index registrerades som stiftelse 1998 har det blivit en av de viktigaste och mest långvariga oberoende plattformar för samtida konst.

Om tjänsten
Som koordinator på Index får du en nyckelroll i den institutionens löpande verksamhet. Tjänsten är en heltidsanställning med tillträde den 1 december 2026. Du rapporterar till Index verksamhetsledare och arbetar i nära samarbete med övrig personal och externa samarbetspartners.

Arbetsuppgifter
I rollen som koordinator ansvarar du för att planera och genomföra
utställningsproduktioner och programverksamheten på Index. Arbetet genomförs i nära dialog med verksamhetsledaren. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är:

- Projektledning av utställningar från idé till färdig produktion, inklusive tidsplanering, budgetansvar och uppföljning.
- Samordning av konstnärer, curatorer, institutioner och andra externa aktörer.
- Ansvar för praktiska produktionsmoment som transporter, försäkringar, låneavtal och katalogproduktion.
- Planering och genomförande av vernissager, evenemang och annan publik verksamhet.
- Assistans vid större bidragsansökningar samt huvudansvar för mindre projektrelaterade ansökningar.
- Administrativa uppgifter och hantering av löneunderlag.
- Medverkan i kommunikationsarbete, press- och mediakontakter.

Din bakgrund och kompetens
Vi söker dig som har:

- Akademisk examen i konstvetenskap, curatering, kulturproduktion eller annan för tjänsten relevant utbildning eller annan motsvarande yrkeserfarenhet.
- Dokumenterad erfarenhet av att producera utställningar eller konstnärliga projekt inom en konstinstitution eller liknande organisation.
- Mångårig erfarenhet av bidragshantering, från ansökan till redovisning, hos offentliga aktörer som Kulturrådet och Stockholms stad, samt ett proaktivt förhållningssätt till att bredda finansieringskällor.
- Väl dokumenterad erfarenhet av projektledning med budgetansvar.
- God kunskap om samtidskonst och konstscenen.
- God förmåga till kommunikation och samarbete samt erfarenhet av arbete i team.
- Goda IT-kunskaper och vana vid digitala arbetsverktyg.
- Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

Det är meriterande om du även har:

- Erfarenhet av evenemangsproduktion.
- Ett etablerat nätverk inom svenska och/eller internationella konstinstitutioner.
- Erfarenhet av kommunikation, pressarbete och sociala medier.
- Ytterligare språkkunskaper.

Dina personliga egenskaper
Du är självgående, strukturerad och trivs med att driva projekt med stort egenansvar. Du har god planerings- och samordningsförmåga och skapar tydliga strukturer i ditt arbete. Du är kommunikativ, lyhörd, bra på att skapa relationer och samarbetar väl med andra. Du är flexibel, nyfiken och bidrar till en positiv arbetsmiljö. Index är en dynamisk och kreativ arbetsplats, och vi söker dig som vill vara med och forma vår fortsatta utveckling.

Vi erbjuder
Index erbjuder en stimulerande och omväxlande arbetsmiljö på en av Sveriges mest spännande konstinstitutioner. Du får möjlighet att arbeta nära samtidskonsten och vara del av ett engagerat och kunnigt arbetslag. Vi tillämpar kollektivavtal.

Ansökan
Tjänsten är en heltidsanställning i Stockholm, med tillträde den 1 december 2026.
Välkommen med din ansökan bestående av CV och personligt brev till: application@indexfoundation.se
Sista ansökningsdag är den 18 oktober 2026.

Vid frågor om tjänsten kontakta application@indexfoundation.se

Index Board: Malin Hüber (Ordf.), Johanna Billing, Olga Krzeszowiec Malmsten, Hanna Ljungh, Masha Taavoniku, Didem Yıldırım, Koshik Zaman